Privacyverklaring
Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je je inschrijft voor FAMLAN 2027, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We volgen daarbij de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook GDPR genoemd).
1. Wie is verantwoordelijk?
De verwerkingsverantwoordelijke is FAMLAN, de organisatie achter de LAN-party FAMLAN.
Contact voor alle vragen over je gegevens: famlan.community@gmail.com.
2. Welke gegevens verwerken we?
- Gegevens die je zelf invult: voornaam en naam, gamertag, e-mailadres, gekozen plaats, type ticket (en de dag bij een dagpas), je compo-suggestie (optioneel) en of je een gamechair wilt huren.
- Gegevens over je inschrijving: de status (gereserveerd, bevestigd, betaald), de gestructureerde mededeling voor je betaling en de tijdstippen van inschrijven en bevestigen.
- Wachtlijst: zet je je op de wachtlijst, dan bewaren we je naam, gamertag, e-mailadres, het gewenste ticket en de status van je plaats op de wachtlijst, om je te kunnen uitnodigen als er een plaats vrijkomt.
- Technische gegevens: een gehashte (onleesbaar gemaakte) versie van je IP-adres, om misbruik te beperken. Je echte IP-adres slaan we niet op.
De verplichte velden in het formulier zijn nodig om je inschrijving te verwerken. Zonder die gegevens kunnen we je niet inschrijven.
3. Waarvoor en op welke grond?
- Je inschrijving beheren: je plaats vasthouden, je inschrijving bevestigen, je betaling koppelen en je de praktische info over het event bezorgen. Grond: de uitvoering van de overeenkomst die je met ons sluit door je in te schrijven (artikel 6.1.b AVG).
- Het event organiseren: een overzicht van de deelnemers voor de crew, de zaalindeling en het voorzien van een gehuurde gamechair op je plaats. Grond: de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b AVG).
- Misbruik en spam tegengaan: de botcontrole in het formulier en een limiet op het aantal inschrijvingen en verzonden mails per verbinding. Grond: ons gerechtvaardigd belang om de inschrijvingen eerlijk en veilig te laten verlopen (artikel 6.1.f AVG).
- Foto’s en video’s tijdens het event: om FAMLAN in beeld te brengen op onze kanalen en in ons archief. Grond: ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG). Wil je niet herkenbaar in beeld, laat het de crew weten. Een foto van jou die online staat, verwijderen we op vraag.
De minimumleeftijd is 16 jaar. Deelnemers van 16 of 17 jaar nemen enkel deel samen met een ouder of voogd die zelf ingeschreven is (zie de algemene voorwaarden).
We gebruiken je gegevens niet voor reclame of nieuwsbrieven, we maken geen profielen en we verkopen je gegevens nooit.
4. Wie krijgt je gegevens te zien?
Enkel de crew van FAMLAN heeft toegang tot de inschrijvingen. Voor de technische werking doen we een beroep op deze dienstverleners, die je gegevens enkel in onze opdracht verwerken:
- Onze hostingprovider: de server waarop de website en de database draaien.
- Google (Gmail): het versturen van de e-mails over je inschrijving en de melding aan de crew wanneer je je inschrijving bevestigt.
- Microsoft (Microsoft 365, OneDrive): het overzicht van de inschrijvingen voor de crew.
- Discord: een melding in een afgesloten kanaal van de crew wanneer je je inschrijving bevestigt, met je gamertag, naam, plaats, ticket, gamechair en compo-suggestie. Je e-mailadres staat daar niet in.
- Cloudflare (Turnstile): de botcontrole in het formulier. Daarbij worden technische gegevens zoals je IP-adres en browsergegevens verwerkt.
Sommige van deze dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Dat gebeurt dan op basis van de waarborgen die de AVG voorziet, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Een gamechair bestel je rechtstreeks bij Gamingchairs.eu. Wij geven je gegevens daarvoor niet door. Voor je bestelling geldt de privacyverklaring van Gamingchairs.eu. Bezoek je zelf onze Discord-server, dan geldt daarvoor de privacyverklaring van Discord.
We geven je gegevens enkel aan anderen door als de wet ons daartoe verplicht.
5. Hoe lang bewaren we je gegevens?
- Een inschrijving die je niet binnen 30 minuten bevestigt, wordt automatisch gewist.
- Gegevens op de wachtlijst wissen we samen met de inschrijvingen, uiterlijk op 14/06/2027.
- Alle andere inschrijvingsgegevens wissen we uiterlijk 3 maanden na het event, dus ten laatste op 14/06/2027.
- Foto’s en video’s bewaren we in ons archief tot je vraagt om ze te verwijderen.
6. Hoe beveiligen we je gegevens?
De website werkt enkel via een beveiligde verbinding (HTTPS). De inschrijvingen staan in een afgeschermde database waar alleen de organisatie bij kan. IP-adressen bewaren we enkel gehasht. Een inschrijving wordt pas definitief nadat je ze via de link in je mailbox bevestigt.
7. Cookies
De website plaatst zelf geen tracking- of advertentiecookies en gebruikt geen analysediensten. De botcontrole van Cloudflare werkt enkel om het formulier te beschermen.
8. Je rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te kijken en er een kopie van te krijgen;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten wissen;
- de verwerking te laten beperken;
- je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten doorgeven (overdraagbaarheid);
- bezwaar te maken tegen de verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.
Stuur daarvoor een e-mail naar famlan.community@gmail.com. We antwoorden binnen een maand. Om je gegevens te beschermen, kunnen we vragen om te bevestigen dat het verzoek echt van jou komt. Let op: als je je gegevens laat wissen voor het event, vervalt ook je inschrijving.
9. Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be · www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
10. Wijzigingen
Als we deze privacyverklaring aanpassen, staat de nieuwe versie op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.
Terug naar inschrijven