Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt op 01/11/2026

Deze voorwaarden gelden voor iedereen die zich inschrijft voor en deelneemt aan FAMLAN 2027. Door je in te schrijven via het formulier op deze website ga je akkoord met deze voorwaarden.

1. Partijen

Organisator: FAMLAN, contact: famlan.community@gmail.com. Hierna “de Organisator”.
Deelnemer: de persoon die met de gegevens uit het inschrijvingsformulier is ingeschreven. Hierna “de Deelnemer”.

2. Doel

Deze voorwaarden regelen de inschrijving, de betaling, de annulering, de afspraken tijdens het evenement en de aansprakelijkheid bij deelname aan FAMLAN 2027.

3. Datum en locatie

• Datum: van vrijdag 12/03/2027 om 20:00 tot zondag 14/03/2027 om 18:00.
• Locatie: turnzaal van basisschool ’t Peultje in Peulis (Putte). Het exacte adres krijg je in de bevestigingsmail.

4. Leeftijd

1. De minimumleeftijd is 16 jaar.
2. Deelnemers van 16 of 17 jaar mogen enkel deelnemen als een ouder of voogd zelf als speler is ingeschreven en het hele evenement aanwezig is. Die ouder of voogd is verantwoordelijk voor de minderjarige.
3. De Organisator kan om een identiteitsbewijs vragen.

5. Inschrijving

1. Je schrijft je in via het formulier op deze website en kiest daarbij een plaats in het zaalplan.
2. De inschrijving is pas geldig nadat je ze bevestigd hebt via de link in de bevestigingsmail. Een inschrijving die niet binnen 30 minuten bevestigd wordt, vervalt en de plaats komt terug vrij.
3. Met één e-mailadres kun je meerdere spelers inschrijven, elk met een eigen gamertag. Wie anderen inschrijft, zorgt ervoor dat zij deze voorwaarden kennen en aanvaarden.
4. De Organisator kan plaatsen op het evenement zelf nog wijzigen, in overleg met de Deelnemer.
5. Is het evenement volzet, dan kun je je via hetzelfde formulier op de wachtlijst zetten. Een plaats op de wachtlijst geeft geen recht op deelname en je betaalt nog niets. Komt er een plaats vrij, dan nodigt de Organisator de volgende op de wachtlijst uit met een persoonlijke link die 72 uur geldig is. Zolang er mensen op de wachtlijst staan, zijn vrijgekomen plaatsen voor hen voorbehouden.

6. Prijs en betaling

1. Full experience: €45. Dagpas: €25 (toegang op de gekozen dag, inclusief 1 maaltijd).
2. Betalen gebeurt via overschrijving met de gestructureerde mededeling uit de bevestigingsmail. Die mededeling is nodig om je betaling aan je plaats te koppelen.
3. De betaling moet ten laatste op 28/02/2027 ontvangen zijn. Is dat niet het geval, dan vervalt de inschrijving en krijg je daarvan een e-mail. De plaats wordt daarna nog 5 dagen voor je vastgehouden, zodat je kunt laten weten als je toch op tijd betaald hebt. Daarna wordt de inschrijving geannuleerd en de plaats vrijgegeven. Staan er mensen op de wachtlijst, dan beslist de Organisator aan wie de plaats wordt aangeboden.
4. Betalingen worden manueel gecontroleerd. Na ontvangst krijg je een bevestiging per e-mail. Zolang je betaling niet ontvangen is, krijg je tot de betaaldeadline om de twee weken een herinnering.

7. Annulering en terugbetaling

1. Annuleren doe je per e-mail naar famlan.community@gmail.com.
2. Annuleer je ten laatste op 28/02/2027, dan krijg je het betaalde bedrag volledig terug, binnen 14 dagen, op de rekening waarmee je betaalde.
3. Na 28/02/2027 is er geen terugbetaling meer.
4. Annuleert de Organisator het evenement, dan krijgt elke Deelnemer het betaalde bedrag volledig terug.
5. Wie van het evenement verwijderd wordt op basis van artikel 10, krijgt geen terugbetaling.

8. Eigen risico en aansprakelijkheid

1. De Deelnemer neemt deel op eigen risico.
2. De Organisator is niet aansprakelijk voor schade of verlies tijdens het evenement, behalve bij opzet of grove fout van de Organisator of zijn helpers. Deze beperking geldt niet voor lichamelijk letsel dat het gevolg is van een fout van de Organisator of zijn helpers, en geldt in elk geval enkel voor zover de wet ze toelaat.
3. De Deelnemer is aansprakelijk voor schade die hij of zij veroorzaakt aan het gebouw, het meubilair, de elektriciteitsvoorzieningen of andere eigendommen van de school of de Organisator, en aan eigendommen van andere deelnemers of derden.
4. De crew houdt ook ’s nachts toezicht in de zaal. Dat is een extra dienst en geen garantie: de Deelnemer blijft zelf verantwoordelijk voor zijn of haar eigendommen. De Organisator is niet aansprakelijk voor diefstal, verlies of beschadiging ervan.
5. Schade aan andermans materiaal meld je altijd meteen aan de Organisator.

9. Materiaal, netwerk en zelf mee te brengen

1. De Deelnemer is verantwoordelijk voor zijn of haar eigen apparatuur en gaat zorgvuldig om met het materiaal en de infrastructuur van de Organisator en de school.
2. Op het netwerk is het niet toegelaten om eigen routers, DHCP-servers of andere netwerkapparatuur aan te sluiten zonder toestemming van de crew, het netwerk te verstoren, andere deelnemers aan te vallen of illegale inhoud te verspreiden. Onrechtmatig gebruik van elektriciteit, netwerk of andere voorzieningen kan leiden tot verwijdering zonder terugbetaling.
3. Zelf mee te brengen: je pc, scherm, toetsenbord, muis, muismat, headset, een stekkerdoos en een netwerkkabel van minstens 5 meter. Wil je niet op een klapstoeltje zitten, breng dan je eigen gamechair mee of huur er een (artikel 11).
4. Om te slapen: luchtmatras of veldbed, slaapzak of deken en kussen.
5. Je eigen toiletgerief. Er zijn geen douches, wel wasbakken.

10. Gedragscode

1. De Deelnemer gedraagt zich respectvol tegenover andere deelnemers, de crew en derden.
2. Racisme, vandalisme, agressie, pesterijen of diefstal leiden tot onmiddellijke verwijdering van het evenement, zonder terugbetaling.
3. Het gebruik, bezit of verhandelen van verboden middelen is verboden en leidt tot onmiddellijke verwijdering, zonder terugbetaling.
4. Roken en vapen zijn niet toegelaten op het schooldomein. Net buiten het schooldomein is er een rookplek. Laat die netjes achter.
5. Afval sorteer je in de voorziene vuilbakken en vuilzakken.
6. Bij ernstige feiten kan de Organisator aangifte doen bij de bevoegde autoriteiten.
7. De Organisator kan tijdens het evenement instructies geven of wijzigen. De Deelnemer volgt die op.

11. Huur van een gamechair

1. Een gamechair huur je rechtstreeks bij onze partner Gamingchairs.eu. Bestel hem vóór 01/03/2027 en duid het ook aan bij je inschrijving, zodat we de stoel aan je plaats kunnen voorzien.
2. De huurovereenkomst loopt tussen jou en Gamingchairs.eu. De Organisator is niet aansprakelijk voor schade aan of kosten van de gehuurde stoel. Vragen en geschillen regel je rechtstreeks met Gamingchairs.eu.

12. Eten en drinken

1. Inbegrepen bij de Full experience: op zaterdag en zondag een ontbijt of brunch en een warme maaltijd. Bij een dagpas is 1 maaltijd inbegrepen op de gekozen dag.
2. Aan de bar zijn warme en koude dranken, soep en noodles te koop aan democratische prijzen.
3. Eigen dranken zijn niet toegelaten, met uitzondering van energiedrank. Eigen snacks mag je wel meebrengen.
4. Alcohol wordt niet geschonken aan of doorgegeven aan deelnemers jonger dan 18 jaar.

13. Foto’s en video’s

1. Tijdens het evenement neemt de crew foto’s en video’s, waarop je herkenbaar in beeld kunt komen. We gebruiken ze enkel om FAMLAN in beeld te brengen, op onze kanalen en in ons archief.
2. Wil je niet herkenbaar in beeld? Laat het de crew weten, dan houden we daar rekening mee. Staat er toch een foto van je online, mail dan naar famlan.community@gmail.com en we verwijderen ze.

14. Persoonsgegevens

Hoe we met je gegevens omgaan, lees je in onze privacyverklaring.

15. Overmacht

De Organisator is niet aansprakelijk voor schade of kosten door overmacht, zoals stroomuitval, technische storingen, brand, natuurrampen, ziekte of andere omstandigheden buiten zijn redelijke controle. Wordt het evenement daardoor afgelast, dan geldt artikel 7.4.

16. Slotbepalingen

1. Door je in te schrijven via het formulier op deze website verklaar je deze voorwaarden gelezen te hebben en ga je ermee akkoord.
2. De voorwaarden gelden vanaf je inschrijving tot het einde van het evenement.
3. De Organisator kan deze voorwaarden aanpassen. De versie die gold op het moment van je inschrijving blijft voor jou van toepassing, tenzij een wijziging in je voordeel is.
4. Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. Bij een geschil zoeken we eerst samen naar een oplossing.